Terms & Conditions

1. IPS Academy की Institutional Identity

IPS Academy, Ratangarh एक residential Navodaya preparation institution है, जहाँ मुख्य रूप से कक्षा 3, 4 एवं 5 के विद्यार्थियों को residential environment में academic support, Navodaya entrance preparation, regular practice, assessment, supervised study एवं student care प्रदान किया जाता है।

IPS Academy स्वयं विद्यार्थी की formal regular school enrollment का विकल्प नहीं है। विद्यार्थी की regular school enrollment संबंधित regular school में रहती है।

IPS Academy का मुख्य उद्देश्य विद्यार्थी को अनुशासित residential environment में अध्ययन, practice, assessment और Navodaya preparation के लिए तैयार करना है।

2. Admission एवं Selection Rules

3. Residential एवं Hostel व्यवस्था

IPS Academy में admission लेने वाले विद्यार्थियों के लिए निर्धारित residential arrangement में रहना institutional programme का हिस्सा है।

• विद्यार्थी निर्धारित hostel/residential व्यवस्था में रहेंगे।
• Hostel routine, study supervision एवं institutional discipline का पालन करना होगा।
• बॉयज एवं गर्ल्स की residential/sleeping arrangements अलग रखी जाती हैं।
• Hostel में निर्धारित wardens एवं responsible staff supervision करते हैं।
• Institutional routine के अनुसार attendance, study, activities एवं rest कराया जाता है।

4. Fee एवं Payment Conditions

वर्तमान institutional fee structure एवं payment options की विस्तृत जानकारी अलग Fees FAQ page पर उपलब्ध है।

Regular institutional facilities के संबंध में parents को admission से पहले स्पष्ट जानकारी दी जाती है। सामान्यतः घोषित institutional fee के अतिरिक्त hidden charges नहीं रखे जाते।

5. Fee Refund एवं Withdrawal

विद्यार्थी द्वारा बीच सत्र में institution छोड़ने की स्थिति में refund calculation निर्धारित institutional refund policy के अनुसार की जाएगी।

₹1,000 registration fee non-refundable है। विस्तृत calculation के लिए official Refund Policy page देखें।

6. Parent Visit एवं Visitor Entry Policy

माता-पिता/अधिकृत अभिभावक विद्यार्थी से सामान्यतः प्रत्येक माह के द्वितीय शनिवार एवं रविवार को निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार मिल सकते हैं।

• Visitor की identity verification की जाएगी।
• केवल माता-पिता या admission record में authorized guardians को विद्यार्थी से मिलने की अनुमति होगी।
• विशेष परिस्थिति में Director की पूर्व अनुमति से अलग व्यवस्था की जा सकती है।
• सुरक्षा कारणों से unauthorized person को campus entry नहीं दी जाएगी।
• Parents daytime में institutional arrangements को देखकर, staff से बात करके एवं आवश्यक जानकारी प्राप्त करके व्यवस्था को verify कर सकते हैं।

7. Parent–Student Phone Contact Policy

• पहले 10 दिनों के दौरान parents को उपलब्ध photographs, videos/social updates आदि के माध्यम से activities की जानकारी दी जा सकती है।
• 10 दिनों के बाद institutional schedule के अनुसार parent–student phone contact कराया जाता है।
• Phone communication के लिए institution के mobile phones का उपयोग किया जाता है।
• सामान्यतः प्रत्येक विद्यार्थी को लगभग 5 मिनट का conversation time दिया जाता है।
• Teachers अपने personal phones से विद्यार्थियों को parent calls नहीं करवाते।
• Parent अपना personal phone किसी दूसरे विद्यार्थी को नहीं देगा। Phone केवल अपने बच्चे के लिए उपयोग किया जा सकता है।
• विशेष अथवा आवश्यक परिस्थिति में Director/Management की अनुमति से अलग communication कराया जा सकता है।

8. Authorized Guardian, Pickup एवं Leave

विद्यार्थी को institution से बाहर ले जाने, छुट्टी पर घर ले जाने अथवा वापस institution में छोड़ने के लिए केवल parents अथवा admission record में authorized व्यक्ति ही मान्य होंगे।

• Father affidavit के माध्यम से authorized persons की जानकारी दर्ज की जाती है।
• Father, mother एवं authorized guardians की identity details record में रखी जाती हैं।
• किसी unknown relative अथवा unauthorized person को विद्यार्थी handover नहीं किया जाएगा।
• Leave/pickup के लिए prior information एवं institutional permission आवश्यक होगी।
• विद्यार्थी को अकेले अथवा unauthorized transport arrangement में भेजना स्वीकार्य नहीं होगा।
• Health-related leave के बाद re-entry से पहले आवश्यक health information/checking की जा सकती है।

9. Admission Documents

• विद्यार्थी का Aadhaar/पहचान दस्तावेज
• जन्म प्रमाण पत्र
• पिछली कक्षा की अंकतालिका
• Transfer Certificate — यदि लागू हो
• विद्यार्थी की passport-size photographs
• माता-पिता के पहचान दस्तावेज
• माता-पिता के photographs
• Authorized guardians के आवश्यक identity documents एवं photographs

Admission के समय institution द्वारा मांगे गए आवश्यक documents उपलब्ध कराना parent की जिम्मेदारी होगी।

10. Personal Belongings एवं Hostel Materials

Admission से पहले parents को required personal-items list लिखित अथवा WhatsApp के माध्यम से उपलब्ध कराई जाती है।

• छोटा lockable trunk/बक्सा
• व्यक्तिगत hygiene एवं grooming materials
• निर्धारित सामान्य कपड़े
• तौलिया एवं आवश्यक personal clothing
• चप्पल
• ओढ़ने की covering sheet
• पानी की बोतल

Personal belongings को institutional numbering/identification व्यवस्था के अनुसार व्यवस्थित रखा जाता है।

11. Prohibited Items

यदि prohibited item विद्यार्थी के पास पाया जाता है, तो institution उसे सुरक्षित रूप से अपने पास रख सकता है और parent/authorized guardian को इसकी जानकारी दी जाएगी। आवश्यकतानुसार item parent को वापस किया जा सकता है।

12. Uniform एवं Dress Code

Academic classes, hostel routine एवं sports activities के लिए निर्धारित institutional uniform/dress code का पालन करना होगा।

Institution द्वारा निर्धारित uniform एवं आवश्यक institutional clothing उपलब्ध कराई जाती है। Parents को केवल prescribed personal clothing/material साथ भेजना चाहिए।

13. Health, Medical एवं Emergency Care

• Institution में first-aid व्यवस्था उपलब्ध रहती है।
• General health issue में आवश्यक प्राथमिक सहायता दी जाती है।
• गंभीर अथवा विशेष स्थिति में विद्यार्थी को Government Hospital, Ratangarh ले जाया जा सकता है।
• Emergency में institution के उपलब्ध transport arrangement का उपयोग किया जा सकता है।
• Hospital में responsible warden/employee विद्यार्थी के साथ रहेगा और आवश्यकता अनुसार parent को सूचित किया जाएगा।
• Regular medicines के लिए designated responsible staff medicine schedule का ध्यान रखता है।
• Long-term अथवा infectious health condition में parents को informed करके home treatment/leave की व्यवस्था की जा सकती है।
• Admission के समय child की relevant health information, allergies अथवा special medical needs बताना parents की जिम्मेदारी है।

14. Discipline एवं Student Conduct

IPS Academy में discipline विद्यार्थियों के साथ-साथ parents, teachers, wardens एवं अन्य institutional members के लिए भी महत्वपूर्ण है।

• विद्यार्थी को institutional routine एवं instructions का पालन करना होगा।
• Repeated serious misconduct अथवा institution के वातावरण को प्रभावित करने वाले व्यवहार पर management उचित institutional action ले सकता है।
• किसी गंभीर disciplinary action से पहले parents को कारण की जानकारी दी जाएगी।
• Physical punishment स्वीकार्य नहीं है।
• Bullying, conflict अथवा inappropriate behaviour की स्थिति में warden/management intervention एवं counselling की व्यवस्था होगी।

15. Attendance एवं Student Monitoring

Residential environment में student attendance को नियमित रूप से monitor किया जाता है।

• Attendance सामान्यतः सुबह, दोपहर एवं शाम monitor की जाती है।
• रात में सोने से पहले final attendance/checking की जाती है।
• अनुपस्थिति मिलने पर management reason verify करता है।
• Attendance information institutional digital system में उपलब्ध कराई जा सकती है।
• Unexpected absence अथवा serious concern की स्थिति में parents को आवश्यकतानुसार सूचित किया जाएगा।

16. Academic Monitoring एवं Student Progress

• विद्यार्थियों को academic ability/performance के अनुसार study groups में रखा जा सकता है।
• Regular tests, practice और evaluation के माध्यम से progress monitor की जाती है।
• Weak areas identify करके special support/classes दी जा सकती हैं।
• High-performing students को उनकी क्षमता के अनुसार additional practice एवं higher-level challenges दिए जा सकते हैं।
• Student progress parents के साथ phone, WhatsApp, PTM, online result/dashboard अथवा personal discussion के माध्यम से साझा की जा सकती है।

17. Campus Security एवं Safety

• Campus में CCTV surveillance उपलब्ध है।
• 24-hour security arrangement उपलब्ध है।
• Hostel wardens एवं responsible staff residential supervision करते हैं।
• Campus entry पर visitor identity verification की जाती है।
• Parent/visitor authorization को admission records से verify किया जा सकता है।
• Indoor/outdoor student movement को responsible staff एवं security process के अनुसार monitor किया जाता है।
• Fire extinguishers एवं emergency safety equipment उपलब्ध हैं।
• Emergency की स्थिति में students को सुरक्षित स्थान पर assemble/count करने की व्यवस्था है।

18. Complaint, Grievance एवं Feedback

विद्यार्थी अथवा parent किसी भी genuine concern, complaint, suggestion अथवा improvement idea को management तक पहुँचा सकते हैं।

• Complaint/Suggestion Box उपलब्ध है।
• Student सीधे Management Office अथवा Director से अपनी समस्या बता सकता है।
• Teacher/warden/staff से संबंधित complaint पहले Management Office में दी जा सकती है।
• आवश्यकता होने पर मामला Director तक forward किया जाएगा।
• Complaint पर की गई action/resolution का record रखा जा सकता है।
• Parent-related complaint के resolution की जानकारी parent को दी जाएगी।

19. Parent Inspection एवं Verification

IPS Academy parents को admission से पहले और निर्धारित parent visit के दौरान institutional arrangements को समझने और verify करने का अवसर देती है।

• Parents hostel, classes, food/mess, sports और available facilities के संबंध में जानकारी ले सकते हैं।
• Parent अपने doubts staff/management से पूछ सकते हैं।
• विशेष circumstances में Director से prior permission के साथ मुलाकात की जा सकती है।
• Parents को admission के लिए immediate pressure नहीं दिया जाता।
• Parent अपनी संतुष्टि के बाद admission decision ले सकते हैं।

20. Student Data एवं Privacy

Admission के दौरान प्राप्त student एवं parent information को institutional records और digital systems में सुरक्षित रखने का प्रयास किया जाता है।

• Student information institutional digital portal/database में रखी जा सकती है।
• Offline institutional records भी maintained किए जा सकते हैं।
• Access आवश्यकता एवं role के अनुसार authorized staff, management एवं Director तक सीमित रखा जाता है।
• Parents/student को उपलब्ध relevant records देखने की सुविधा institutional process के अनुसार दी जा सकती है।
• Parents द्वारा contact information में बदलाव की सूचना मिलने पर institutional records update किए जाते हैं।

विस्तृत data/privacy provisions के लिए official Privacy Policy देखें।

21. Parent की महत्वपूर्ण जिम्मेदारियाँ

• Admission के समय सही और पूर्ण जानकारी देना।
• Child की medical history, allergy या special needs की जानकारी देना।
• Emergency contact numbers updated रखना।
• Authorized guardians की जानकारी सही देना।
• Institutional visit एवं phone contact rules का पालन करना।
• Child को prohibited items न देना।
• Leave/pickup से पहले required permission लेना।
• Institution के discipline एवं safety rules का सम्मान करना।

22. Institutional Policy Updates

Fee, hostel, parent visit, phone contact, leave, routine, safety अथवा अन्य institutional arrangements में आवश्यकता के अनुसार परिवर्तन किया जा सकता है।

महत्वपूर्ण policy changes को website, written communication अथवा उपलब्ध parent communication channels के माध्यम से parents को सूचित किया जाएगा।

Website पर प्रकाशित नवीनतम institutional policy को current information माना जाएगा, जब तक कोई नवीन official communication उसे replace न करे।

23. Related Information